Schůzky, porady, mítinky a spol.

09. 04. 2009, TOMÁŠ HAJZLER

Foto: profholtz

Podle jednoho výzkumu stráví manažeři více než polovinu pracovního života (čím výše v hierarchii, tím větší je podíl) účastí, vedením nebo přípravou na schůzky. Ve Spojených státech proběhne denně údajně více než 30 milionů schůzek. Přičemž jejich účastníci považují více než jednu třetinu za zbytečnou. (zdroj: Center for Creative Leadership). 91 procent zaměstnanců připouští během sezení na poradě snění za bílého dne, 73 procent si na schůzky bere jinou práci, 39 procent přiznává, že někdy v minulosti na schůzce usnuli (podle: MCI).

Něco je hodně špatně, ne?! Polovina pracovního života, a 73 procent lidí si tam bere jinou práci? Jako by si někdo dělal srandu. Ale stačí se rozhlédnout u vás v práci, aby člověk zjistil, že je to i naše realita.

Co s tím?

Samozřejmě se především nabízí zrušit ty, v kterých nikdo nevidí smysl a svolává je spíše síla zvyku než skutečný myslící člověk. Myslím si však, že demokracie bez scházení se a diskuze není možná. Debata je její samou podstatou. A tak schůzky budou existovat dál, jen je třeba si pohrát s pár věcmi. Co třeba těchto pár bodů?

1. Pohrajte si s časem – je pondělí ráno opravdu ten nejlepší den? Trvá vaše porada více než 45 minut? Potom ji rozdělte na dvě či více částí.

2. Změňte místo – co se sejít mimo firmu? Na zahradě, v kavárně, v sauně? Je to tam útulné, příjemné? Kamarádi ze Symbia pořádali jednou poradu ve vlaku. Začátek porady 8.00 h. Rychlík směr Ostrava a zpět.

3. Změňte formu – pohrajte si třeba s jinými formáty schůzek. Co třeba schůzka vestoje? A co obecně formálnost? Není to tam moc upjaté? Mají lidi pocit, že můžou svobodně vyjádřit svůj názor bez toho, že by je někdo „setnul“?

4. Prohlubte dovednost moderovat diskuzi – trénink ve schopnosti debatovat a moderovat diskuzi dělá divy. Možná jste někdy zažili, jak se schůzka změnila potom, co se manšaft proškolil v této základní schůzovní dovednosti.

5. Dobrovolnost – především účast na jakékoli schůzce je striktně dobrovolná. Když někdo nepřijde, je to signál, že ta schůzka je pro něj méně důležitá než jiné věci. Stejně tak je třeba zavést pravidlo, že člověk se účastní těch bodů schůzky, které jsou pro něj nezbytně nutné. Jinak ať nezabírá místo a jde dělat něco podstatnějšího a přínosnějšího.

6. Zápis – je vůbec nutné dělat zápis? Co třeba jen body? Co třeba aby zápis rotoval? Ať pokaždé zapisuje někdo jiný. Stejně tak se zdá být prospěšné, když rotují i jiné role na schůzce.

7. Jídlo a pití – kolik já jsem zažil schůzek, kde byl hlad slyšet víc než člověk, který právě hovořil. Představte si, že jste u někoho na návštěvě a oni vám nedají ani čaj a sušenky. To je běžné pouze v Holandsku a ve firmách. Změňme to!

Máte–li jiné tipy na to, jak z mrtvých porad, z nichž čpí ztráta času, utvořit živou věc, na kterou se lidé těší, sem s nimi. Díky a hodně štěstí!