Zrušte směrnice a jiná pravidla!

Valná většina zaměstnanců nastupuje do práce jako běžci na dlouhé tratě, aby záhy zjistili, že běží překážkový běh. Zhruba takový je vliv pravidel a směrnic, jejichž tvorbě se v dnešních firmách věnují celá oddělení. Ve firemním světě přitom snad neexistuje tak dvousečná věc jako směrnice.

Na jedné straně zabraňují lidem, aby dělali chyby. Na druhé straně je však každé pravidlo, každá směrnice překážkou kreativitě, přirozené lidské energii, zdravému rozumu a chuti do práce.

Minimum firem začíná samozřejmě tvořit překážky první den po svém vzniku. Pravidla vznikají za chodu jako nástroj kontroly zaměstnanců. Jako snaha vedení omezit počet chyb a potíží, které by samostatné rozhodování lidí „pod nimi“ mohlo způsobit. Jen si představte tu hrůzu, v které firemní vůdci žijí! Jestli zaměstnanec udělá do hodiny třeba jen 10 rozhodnutí, firma se 100 000 zaměstnanci má najednou na talíři 8 miliónů rozhodnutí denně. To už je pořádná míra strachu!

Dnes je to za tři (= 2 chyby), dnes za dvě (= 1 chyba), dnes za jedna (= 0 chyb). Těch 12-17 let, které jsme si odseděli ve školním systému zaměřeném na bezchybné zopakování definic, způsobil, že se chybám vyhýbáme jako čert kříži. I proto firmy sepisují haldy pravidel a směrnic, ve kterých popisují, co se smí, nesmí a jaké tresty za porušení pravidel hrozí. Mnohé firmy zaměstnávají celá oddělení tvůrců podobných směrnic. Tito tvůrci nezřídka jako Orwellův Velký bratr monitorují chování zaměstnanců a jakékoli nové vybočení z řady upravují novou směrnicí. Tato nařízení bobtnají a v podniku už není nikdo, kdo by dokázal udržet přehled o všech zákazech, příkazech a jiných výnosech.

Považte – jestli člověk udělá do hodiny třeba jen 10 rozhodnutí, firma se 100 000 zaměstnanci má najednou na talíři 8 miliónů rozhodnutí denně. To už je pořádná míra strachu! A proto tvoříme směrnice a jiná pravidla.

Následkem toho je, že většina firem má příliš mnoho pravidel a příliš málo myšlení, vlastního úsudku a zdravého rozumu.

Pokud nevěříte, udělejte si následující test. Doplňte váš fascikl směrnic (nebo se domluvte s člověkem, který vaše směrnice spravuje) o nějaká nová pravidla – tak 2 až 3 stránky (zkuste nějaký slepý, bezduchý text, který nemá s vaší firmou nic společného). Požádejte manažery, ať si to projdou a dodají vám případně své komentáře. Pokud všichni přijdou a budou se divit, co že je to za kravinu, máte signál, že vaše pravidla jsou funkční. Pokud řeknou, že je to v pořádku a že nemají komentáře, víte co zrecyklovat. Zahoďte to. Osvoboďte sebe i lidi od zbytečné byrokracie, kterou nikdo nevyužívá a kterou všichni (no, možná 99,99 % lidí) považují za nutné zlo.

Místo mrtvých směrnic připravte ty nejjednodušší základní body, které dostane každý nováček, aby se co nejrychleji zorientoval. Ty můžete upravovat podle toho, jak se bude vyvíjet váš pohled na firmu a její kulturu. Ale hutná pravidla už nikdy netvořte. Nechte lidem najít si k cíli vlastní cestu.

Následkem přebujelé tvorby směrnic je, že většina firem má příliš mnoho pravidel a příliš málo myšlení, vlastního úsudku a zdravého rozumu.

Ve finále jde o to, vyměnit psaná pravidla za zdravý rozum. Dva příklady ze Semca: Řešili využití služebních aut. Nakonec lidem řekli: „Chovejte se k nim, jako byste se chovali ke svému autu.“ Nebo hlavní účetní se ptal, jaké minimální částky nechat na účtech. Řekli mu: „Udělejte to, jako byste to udělali na svém účtu.“

A tak pokud vyhodíte směrnice, zkuste to třeba jako právě Semco – už skoro třicet let fungují pouze s 20stránkovým manuálem pro přežití. Prostřednictvím obrázků se zaměřuje na vzájemný respekt, důvěru, komunikaci a svobodu. Neobsahuje žádné předpisy a pravidla, co se týče oblékání, chození do práce apod…