Jak se zorganizovat?

24. 07. 2008, TOMÁŠ HAJZLER

Už jsem na několika místech tohoto blogu zmiňoval, že jsem založením nadšený chaotik. Někteří lidé při pohledu na datum mého narození (26. 5.) s úsměvem pokývou hlavou a utrousí něco ve stylu: „No jo, blíženec!“ Buď jak buď, můj život již od začátků vysoké školy provází snaha se zorganizovat.

Přečetl jsem snad už stovky knih, absolvoval nebo vedl nespočet seminářů na téma sebeorganizace, testoval a zkoušel. Co se týče zdrojů inspirace, největší vliv na podobu mého dnešního systému měl time management 4. generace od S. Coveyho a GTD Davida Allena.

Vím, že v dnešním světě nekonečných možností nejsem zdaleka sám, kdo hledá cestu, jak se z toho všeho nezbláznit. Zde je systém, ke kterému jsem se propracoval po jedenácti letech intenzivního studia a hledání. Třeba vám část nebo celek bude inspirací. Celé to stojí na pěti bodech.

1. Z hlavy do koše („slide“ 1–3) – jakýkoli nápad, myšlenku, úkol, závazek, prostě cokoli mi létá hlavou, hodím do tzv. „koše“. Zjistil jsem totiž, že co je v hlavě mě ruší, odvádí mou pozornost. Přes den mě nenechá se koncentrovat a v noci mi nedá spát. „Košem“ je pro mě:

a. list papíru v deskách, které mám většinou u sebe. Do desek pak „házím“ jakékoli papíry, účty, které potřebuji zpracovat;
b. mobil s diktafonem (pro případ, že nemám možnost psát) a
c. doručená pošta v počítači.

2. Pracovní místo („slide“ 4–6) – stejně jako pilot letadla nebo řidič auta potřebuje mít jasno v tom, kde jsou ovládací prvky, ani já nechci ztrácet čas neustálým hledáním toho, co kde mám. Od doby, co jsem si zavedl systém, jsem se hrozně uklidnil a navíc získal moře času navíc. Protože pracuji jako nomád – člověk, který nepracuje na jednom stálém místě – mou kanceláří je batoh.

3. Pomůcky – to byla ze začátku ta nejobtížnější část:

a. především se jedná o diář („slide“ 7–10 ). Trvalo dlouho, než jsem našel mně vyhovující – dnes je to týdenní Moleskine. Jinak jakýkoli diář slouží k zaznamenávání termínovaných úkolů.
b. pak jsou to desky s kroužkovou vazbou s plastovými pouzdry („slide“ 11–16). Co pouzdro, to projekt nebo jméno člověka, se kterým spolupracuji. Slouží k třídění podkladů pro jednotlivé projekty nebo schůzky s konkrétními lidmi. Podobnou službu mohou udělat šuplíky, obálky, škatule nebo jiné rozhazovače.
c. složky v počítači („slide“ 17–18) – jsou nejčastěji seznamy úkolů, do kterých sahám vždy, když jsem tam, kde potřebuji být: ve městě, u rodičů, u počítače…
d. archiv („slide“ 19–20) – dnes už archivuji výhradně elektronicky. A schovávám si věci, u kterých mám dojem, že bych je někdy mohl potřebovat.

4. Týdenní STOP („slide“ 21–28). Jak jdu životem a čistím hlavu, tak mi bobtná seznam bodů na papíru v mých deskách, počet namluvených myšlenek v diktafonu a nevyřízených zpráv v přijaté poště. Čím víc, tím větší neklid. A proto se potřebuji přibližně 1x týdně zastavit a zorientovat se. Dělám si tzv. schůzku sám se sebou. Co na té schůzce dělám? Vezmu si k ruce koš s body, které jsem vymetl z hlavy (bod 1.) a své pomůcky (bod 3.) a věci z koše rozhodím do pomůcek následujícím způsobem:

a. vyhodit – vyhodím, co se vyhodit dá,
b. udělat – udělám ihned, co netrvá déle než dvě minuty,
c. delegovat – co může udělat někdo jiný lépe než já vložím do složky se jménem příslušného člověka,
d. plán na jindy – úkoly delší než dvě minuty s termínem zapíši do diáře, ty bez termínu na patřičný seznam v počítači,
e. založit – co mám pocit, že by se mi mohlo hodit, založím do archivu.

5. Denní STOP. Každý pracovní den mezi týdenními přestávkami otevírám diář, který mi připomene úkoly s termíny; stejně tak mám obvykle k dispozici seznamy svých úkolů v počítači. Ještě než se rozjedu, udělám si rámcový denní přehled toho, co chci udělat. Ten mi potom slouží jako mapa, které se snažím celý den držet, abych se neztratil a mohl na konci dne proškrtaný seznam zahodit do koše.

Důležité upozornění na závěr! Zjistil jsem, že v oblasti sebeorganizace nefunguje konfekce. Jestliže chcete, aby vám systém fungoval, je nutné si ho ušít na míru. Při hledání své cesty (a tedy šití si systému na míru) jsem na sobě otestoval mraky věcí. Obvykle jsem jim nedal více než měsíc. Pokud mi měsíc nevyhovovaly a já se je nenaučil využívat, zahodil jsem je a zkusil něco jiného (ať už se jednalo o diář, desky, šuplíky, software, archiv nebo jakékoli jiné pomůcky).

P.S.: A jak vůbec poznáte, že vám systém funguje? Já tak, že usínám a probouzím se s větším klidem, nezapomínám, daří se mi plnit závazky a realizovat si své sny.